Списание и переработка мобильных телефонов в организации: инструкция для бухгалтерии и ИТ

Корпоративная мобильная связь — неотъемлемая часть современной деловой среды. Регулярное обновление парка девайсов, выход из строя аккумуляторных батарей и моральное устаревание гаджетов приводят к необходимости массового вывода смартфонов и кнопочных телефонов из эксплуатации. На балансе предприятий и организаций эти устройства числятся как основные средства или материальные запасы, содержащие драгоценные металлы, а также конфиденциальную корпоративную информацию.

Просто выбросить старый смартфон в контейнер для бытовых отходов категорически запрещено. Законодательство РФ жестко регулирует обращение с ломом электронной техники, а нарушения в этой экологической сфере ведут к крупным административным санкциям. В данном материале мы подробно разобрали, как организации правильно организовать процесс списания мобильных устройств, защитить данные и подготовить закрывающие документы.

Рис 1. Штрафы за неправильное списание и утилизацию средств связи и мобильной электроники, источник: Федеральная служба по надзору в сфере природопользования (Росприроднадзор)

Идентификация кодов ФККО для средств мобильной связи

С точки зрения Федерального классификационного каталога отходов (ФККО), мобильные телефоны и смартфоны представляют собой сложную многокомпонентную электронику. Из-за наличия токсичных компонентов в платах, полупроводниках и дисплеях эти устройства относятся к IV классу опасности. Каждому типу устройств соответствует свой код в общем классификаторе:

• Смартфоны, мобильные телефоны и переносные радиостанции (Код ФККО: 4 81 221 11 52 4 — Телефоны головные, громкоговорители, аппаратура коммуникационная передающая с приемными устройствами прочая, утратившая потребительские свойства).
• Зарядные устройства, док-станции и внешние аккумуляторы (Power Bank) (Код ФККО: 4 81 219 91 52 4 — Оборудование компьютерное, электронное, оптическое прочее, утратившее потребительские свойства).
• Проводные телефонные аппараты со встроенными платами (Код ФККО: 4 81 221 12 52 4 — Аппараты телефонные проводные, утратившие потребительские свойства).

Важно для бухгалтерии и экологов предприятия: Для легального снятия устройств с баланса и их последующей передачи на транспортировку организация обязана иметь официально утвержденный паспорт отходов на каждый зафиксированный класс опасности.

Рис 2. Справочник классов опасности компонентов средств связи по ФККО, источник: Федеральная служба по надзору в сфере природопользования (Росприроднадзор) https://rpn.gov.ru/fkko/

Пять обязательных этапов подготовки мобильных устройств к передаче на переработку

Процесс вывода техники из эксплуатации требует слаженных действий трех ключевых звеньев: службы информационной безопасности (СИБ), ИТ-отдела и бухгалтерии.

Шаг 1. Техническая экспертиза и инвентаризация

Списание оборудования с баланса начинается с подтверждения его непригодности, поломки или морального износа. Независимая специализированная организация проводит осмотр техники и выдает акты технического состояния. На их основании бухгалтерия оформляет форму ОС-4 (или внутренние акты списания ОС) с обязательной фиксацией инвентарных и серийных номеров (IMEI) каждого аппарата.

Шаг 2. Информационная безопасность (Уничтожение данных)

Служба безопасности компании обязана проконтролировать полное уничтожение конфиденциальной информации. В памяти корпоративных смартфонов содержатся персональные данные сотрудников и клиентов, доступы к рабочим почтам, внутренним CRM-системам и мессенджерам. Перед передачей техники подрядчику производится полный сброс к заводским настройкам (Hard Reset) и программное затирание данных. Если физическое состояние аппарата не позволяет включить его, модули памяти демонтируются и уничтожаются механическим путем.

Шаг 3. Демонтаж и сортировка

На этапе складирования устройства разделяют по категориям: отдельно выставляются корпуса телефонов, отдельно — аксессуары, гарнитуры и интерфейсные кабели. Смешивание электронных компонентов с другими видами офисных отходов не допускается.

Шаг 4. Обращение со встроенными литий-ионными АКБ

Особое внимание уделяется встроенным и съемным литий-ионным (Li-ion) или литий-полимерным (Li-pol) аккумуляторным батареям. Поврежденные, вздутые или разгерметизированные аккумуляторы представляют серьезную пожарную опасность. Их запрещено подвергать механическому воздействию или хранить в сырых помещениях. Они складируются в специализированную герметичную тару отдельно от самих плат.

Шаг 5. Аудит лицензий утилизирующей компании

Организация-сдатчик обязана проверить подрядчика. Утилизирующая организация должна обладать действующей лицензией Росприроднадзора на сбор, транспортировку и утилизацию отходов нужного класс опасности, а также состоять в профильных объединениях.

Рис 3. Процесс безопасного демонтажа и шредирования накопителей информации в мобильных устройствах, источник: ФЗ №152-ФЗ «О персональных данных», DIN 66399

Особый порядок учета драгметаллов и закрывающие акты для ревизии

После завершения физической переработки техники, организация должна сформировать полный пакет документов для налоговых, аудиторских и экологических проверок. Особое место здесь занимает учет драгоценных металлов, так как в материнских платах и контактах смартфонов содержатся золото, серебро и палладий, которые подлежат обязательному государственному контролю. Полный перечень необходимых документов приведен в таблице ниже.

Таблица 1. Перечень обязательной документации по итогам утилизации средств мобильной связи, источник: Федеральная служба по надзору в сфере природопользования (Росприроднадзор)

Своевременное получение и аудит этих документов гарантируют предприятию успешное прохождение любых проверок со стороны налоговых органов, внутренних аудиторов и природоохранных ведомств.